Le courriel efficace

Bien gérer son mail s’apprend. Non que ce soit très difficile en soi. Il faut obtenir un compte courriel quelque part, chez un Fournisseur d’accès internet ou chez un fournisseur de boites Mél indépendant, puis commencer à distribuer son adresse aux amis, relations…

À partir de là, soit vous faites partie de ceux qui distribuent une adresse de courriel mais n’ouvrent jamais leur boite, ou bien ne répondent pas, ce qui revient au même, soit vous avez fait en sorte d’avoir une ou plusieurs adresses de courriel, pour vraiment utiliser ce moyen de communication moderne. 😉

Je veux ici juste partager un texte de Nat Makarevitch, dont je considère le modèle excellent pour prendre de bonnes habitudes en matière d’utilisation du courriel, que ce soient des échanges privés, ou des discussions sur des listes de type Usenet, Google Groups etc…

Voici ce texte: IT: using e-mail efficiently

Comme vous ne lisez peut-être pas l’anglais, voici une traduction approximative:

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IT: e-mail efficace
courrier électronique:

  • Désactivez tout avertissement de « nouveau message ». Ne pas lire l’email si vous faites autre chose (ne pas laisser un mail entrant interrompre votre travail, laisser le système de téléphonie se charger des messages urgents).
  • Lisez les e-mails de temps en temps (au moins 4 fois par jour, réglez une alarme).
  • Votre logiciel de messagerie doit être configuré de manière à vous présenter (ou vous permettre de retrouver immédiatement) des fils complets (les mails appartenant à une conversation donnée). Respecter toujours la méthode par fils, aussi, répondez à un message au lieu d’en créer un nouveau (tout nouveau message qui n’est pas une réponse à un autre nécessite de commencer un tout nouveau sujet).
  • Répondez immédiatement ou, si vous avez besoin de temps pour réfléchir ou chercher une information, ‘cochez’ (marquez) le message dans votre logiciel, de sorte à le garder en vue. Vous devez répondre, donc ne tardez pas, ne laissez pas les messages s’empiler.
  • Citez correctement: ne pas copier tout le message reçu, mais citez (après un ‘>’ placé au début de la ligne) un segment pertinent de celui-ci, puis rédigez votre réponse, puis faire la même chose pour le prochain.
  • Dans un message écrivez seulement sur un sujet. Par conséquent ne répondez pas à l’aide d’un message unique à plusieurs mails n’appartenant pas au même fil de discussion. Quand un fil de discussion sur un sujet donné s’allonge, vous pouvez créer un sous-sujet dédié à des messages en relation à ce seul sujet.
Utilisez votre environnement logiciel pour bénéficier de ses fonctionnalités
tri automatique

Configurez votre logiciel afin de lui faire trier tout le courrier entrant dans le dossier adéquat. Exemple: définir une règle de tout message avec un champ «Objet» contenant «Greenpeace» va dans le dossier nommé «Greenpeace»

Recherche de texte

Testez puis utilisez la fonction « recherche » votre logiciel (ou d’une extension)

Gestion des adresses et des signatures

réglez certains champs dans un nouveau message, en fonction du contexte. Par exemple un message créé dans votre dossier « macompagnie ‘aura un champ ‘From’ contenant ‘<monnom@macompagnie.com>» au lieu de l’habituel <monnom@mondomainepersonnel.com>.

Travail de tâches ménagères

Répondre par des messages pré-construits ou des modèles, en citant … Ne pas systématiquement taper au clavier (tout logiciel décent se charge de la plupart de ces tâches stupides).

  • Faites en sorte que les sujets confidentiels restent confidentiels et bénéficiez de messages scellés (preuve de l’origine et l’intégrité), donc le chiffrement, par exemple l’utilisation de GnuPG

 

3 Responses

  1. Valère
    Valère 6 avril 2011 at 6 h 52 min | | Reply

    J’aurais tendance à déconseiller l’usage de l’adresse mail fourni par un fai, les services mails de qualité ne manquent pas sur le net, à défaut de gérer soit même un petit serveur mail.

  2. Valère
    Valère 6 avril 2011 at 14 h 36 min | | Reply

    Je déconseille les adresses mails des fai pour une question de pratique, sauf à garder le même une décennie ou plus, tu seras sûrement amené à déménager ou a choisir une autre offre. Quid de ton adresse orange ou free ?

    Je dirais des gens comme https://www.sud-ouest.org/ qui font ca très bien d’après les retours que j’ai eu.

    Mais pour ma part je considère que c’est le premier service à installer chez soi lorsque l’on s’intérese un tant soit peu à l’auto-hébergement.

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